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Qué es una centralita virtual y por qué utilizarla en tu negocio

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La manera en la que nos comunicamos con clientes y prospectos es crucial para alcanzar el éxito en los negocios, por ello, el departamento de atención al cliente es uno de los más importantes dentro de una empresa.

Dado que la mayor parte de las interacciones entre los consumidores y tu marca se realizarán a través de este departamento, es importante centrar esfuerzos en dotarlo de las herramientas necesarias para un funcionamiento eficaz y satisfactorio para el usuario.

Una centralita virtual te permitirá cubrir las necesidades de tu empresa en este sentido, y hoy, te contaremos qué ventajas pueden aportar a tu empresa estas plataformas de comunicación.

¡No te lo pierdas!

¿Qué es una centralita virtual?

También conocida como centralita en la nube o centralita cloud, una centralita virtual es un sistema de comunicaciones basado en VoIP.

Mientras los sistemas de telefonía tradicionales transforman las ondas sonoras en señales eléctricas que son enviadas a través de redes y cables, los sistemas virtuales, convierten la voz en paquetes de datos que se transmiten mediante protocolos de internet.

La principal característica de las centralitas virtuales es que se encuentran alojadas en la nube, permitiendo gestionar llamadas y datos, sin necesidad de equipos físicos ni establecimiento de líneas y desde cualquier ubicación o lugar del mundo.

Esta peculiaridad, convierte las centralitas cloud en un recurso versátil y eficaz para las empresas, por lo que son muchas, las que están migrando sus servicios de telefonía, a VoIp.

Si te interesa conocer qué otras ventajas ofrecen las centralitas virtuales frente a los sistemas tradicionales ¡continúa leyendo!

¿Por qué contratar una centralita virtual?

La inmediatez, cercanía, resolución rápida de problemas e interacción humana que proporcionan las llamadas, hacen de la atención telefónica el medio preferido por los clientes; por ello, la mayor parte de las compañías comprenden que, para proporcionar la mejor atención posible, es fundamental disponer de un buen servicio de gestión de llamadas que garantice una comunicación eficaz y satisfactoria.

En este sentido, las centralitas virtuales se han convertido en una herramienta esencial, tanto para las comunicaciones internas y externas de los negocios, como para el desarrollo de métodos adaptados a la nueva realidad, como es el teletrabajo.

Además, las centralitas cloud, proporcionan otros beneficios que te ayudarán a mejorar en gran medida la calidad del servicio que ofreces a tus clientes.

Estos, son algunos de los más importantes:

1#. Reducción de costes:

A diferencia de las centralitas físicas, que suponen una elevada inversión inicial, derivada de su adquisición e instalación, la centralita virtual, resulta mucho más económica.

Al estar alojada en los servidores del proveedor, es este el que se encarga de su configuración, mantenimiento y correcto funcionamiento y para acceder a ella, tan solo necesitarás una conexión a Internet. De esta manera, evitas la compra de equipos y la contratación de líneas telefónicas.

Por otra parte, el coste de las llamadas de VoIp es significativamente más bajo que el de la telefonía tradicional.

2#. Personalizable y escalable:

Una de las grandes ventajas de las centralitas cloud es que se pueden personalizar, pues disponen de gran variedad de funcionalidades, que podrás escoger en función de los requerimientos de tu negocio.

Además, la telefonía en la nube es tremendamente flexible y escalable. Esto significa que puedes adaptarla fácilmente a cualquier cambio de estructura, (picos de trabajo más o menos altos, mayor o menor disponibilidad de personal, cambios de sede, …) y redimensionar recursos, para ofrecer un mejor servicio a medida que las necesidades de tu empresa vayan cambiando.

3#. Flexibilidad geográfica:

La centralita virtual tiene la característica de que funciona en la nube, por tanto, teniendo conexión a Internet, es posible acceder al sistema desde cualquier parte del mundo. Esto, te permitirá contar con oficinas y puestos de trabajo remoto en diferentes regiones y países, sin necesidad de instalar una centralita en cada uno de ellos.

4#. Disponibilidad de múltiples numeraciones:


Los sistemas de telefonía virtual permiten añadir diferentes numeraciones geográficas, números 900 y 902. Disponer de numeraciones locales o internaciones, te permitirá ofrecer a tus clientes una mayor sensación de cercanía, aunque tu negocio, no disponga de sede física en todas sus ubicaciones.

5#. Funcionalidades Avanzadas:

Las centralitas en la nube ofrecen una amplia variedad de funcionalidades que, cualquiera, puede configurar y emplear, con tan solo unos clics y sin necesidad de conocimientos técnicos.

Algunas de las más útiles son: Respuesta de voz interactiva, transferencia y desvío de llamadas, grabaciones, música en espera, recepción de llamadas por colas y agentes, mensajes personalizables o panel de estadísticas.

6#. Aumenta la satisfacción del cliente


Instalar una centralita virtual, te ayudará a mejorar la gestión telefónica de tu negocio y con ello, el servicio de atención al cliente.

La mayor capacidad de llamadas concurrentes que permiten las centralitas en la nube, evitará que los usuarios se encuentren la línea ocupada; además, la telefonía IP, permite el enrutado inteligente a la extensión o agente adecuado, con lo que mejorarás enormemente la experiencia de tus clientes.

Por otra parte, los sistemas virtuales permiten la configuración de mensajes personalizados, buzones de voz o desvíos de llamada, de manera que, podrás ofrecer una alternativa a tus clientes, cuando te encuentres ocupado o fuera de hora para se sientan, siempre, correctamente atendidos.

7#. Mejora el rendimiento


Como comentábamos en el punto anterior, las colas de llamada y el enrutado inteligente, además de aumentar la satisfacción del cliente, te permitirán repartir la carga de trabajo de manera eficiente.

Asimismo, las centralitas virtuales, ofrecen un panel de control que facilita el acceso a informes y estadísticas con datos relevantes sobre la gestión telefónica de tu negocio.

Conocer en todo momento la cantidad de llamadas entrantes y salientes que se generan, la duración de estas, quién las atiende, qué tiempos de espera y de respuesta se dan, o cuál es la tasa de llamadas perdidas que se produce en tu negocio, te ayudará a hacer un seguimiento continuo de la actividad de tus equipos para identificar dificultades con mayor facilidad, o redimensionar recursos cuando sea necesario.

8#. Integraciones vía API


Las centralitas cloud, permiten la integración vía API con múltiples aplicaciones y herramientas, para que puedas aprovechar al máximo los recursos de tu empresa y consolidar tus procesos de comunicación.

¿Cómo puede ayudarte Webphone?

Hoy en día, la mayoría de las empresas, interactúan con sus clientes utilizando tecnología conectada a internet, ya sea a través de su sitio web, o bien a través de las redes sociales.

Como vimos en el punto anterior, las centralitas virtuales permiten integrar de manera sencilla otras herramientas; así, podrás sumar a las llamadas de teléfono tradicionales, servicios como chat, click to call, video llamada, SMS o correo electrónico, tan habituales entre los usuarios en la actualidad, y que no deben faltar en tu negocio.

Webphone, es una plataforma de gestión de leads que permite gestionar y medir las comunicaciones a través de múltiples canales; integrando Webphone con tu centralita virtual, podrás, por ejemplo, insertar un botón de click to call en tu web y gestionar las llamadas procedentes de este, enrutándolas en función de diferentes criterios para dirigirlas al agente o departamento adecuado.

También, podrás acceder a soluciones de chat, videollamada, envío automático de SMS o chatbots conversacionales, y si lo que necesitas son números de teléfono para tu empresa, disponemos de numeraciones de más de 100 países y servicio de call tracking, para que puedas realizar un correcto seguimiento de todas ellas.

La integración con Webphone permite, asimismo, gestionar la emisión automática de llamadas perdidas o el agendado y posterior emisión automática de llamadas, en el día y la hora escogidos por tus clientes.

Por otra parte, con la integración CTI/Webphone, podrás mostrar a tus agentes, a través del CRM, una ficha con los datos del cliente precargados, justo en el momento en que este se comunique con tu empres, a través de cualquiera de los canales disponibles para ello, (chat, click to call, teléfono, mail, …).

Otra de las grandes ventajas de la integración con Webphone es la posibilidad de acceder a informes, que combinan la información de todos tus canales de comunicación, con los resultados de la gestión en el call center, (por ejemplo, venta/no venta o incidencias solucionadas/pendientes), pudiendo así, medir y multiplicar de manera sencilla la eficacia de los procesos y la productividad de tu negocio.

Conclusión

Queda claro que, para competir en el mundo empresarial con posibilidades de éxito, uno de los requisitos fundamentales, será lograr una comunicación fluida, rápida y eficaz, tanto con clientes, como a nivel interno.

Contar con una centralita virtual, proporcionará a tu negocio un sistema de comunicaciones ágil y robusto que te ayudará a reducir costes; si además, estás buscando facilidad en la gestión, y soluciones eficaces, versátiles y fáciles de integrar, Webphone, es tu mejor aliado.

Accede con Webphone a funcionalidades y herramientas como, click to call, chat, numeraciones, videollamada, call tracking, call routing, panel de analítica o agendado de llamadas, entre otras, y, si todavía no dispones de centralita cloud en tu negocio, no te preocupes, ¡nosotros nos encargamos!

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